Agile Project Inception / El Origen de un proyecto

Todo proyecto debe iniciar con una análisis, un levantamiento de información lo suficientemente clara y coherente para definir el alcance, muchos gerentes de proyecto olvidan esto por que entran en la onda del agilismo y la creación en la marcha.

En la época del agilismo se pueden presentar confusiones y caer en graves mitos en cuanto a la anterior afirmación, pero es quizás falta de conocimiento o experiencia lo que lleva a evitar esta etapa realmente importante, en una metodología ágil no se pierde la etapa de análisis, la creación de un alcance detallado, el levantamiento de requerimientos coherentes y específicos, sino que se transforma.

Si tu proyecto sera gestionado de manera adaptada debido a que el alcance no esta bien definido, debe tener en cuenta que los objetivos de su proyecto si deben ser claros y no serán cambiados de un momento a otro sin razón de peso, para ello, la técnica del Agile Inception toma gran relevancia y valor en los equipos ágiles de proyectos.

Agile Inception es un conjunto de dinámicas, herramientas y técnicas orientadas alinear a las personas sobre el objetivo de proyecto, entender y comprender las necesidades de todos los interesados, disminuir la incertidumbre y lograr cumplir sus expectativas al final del mismo.

Esta Ceremonia, nos hace definir de manera clara un Product Backlog de alto nivel conocer lo que no es el alcance del proyecto, encontrar riesgos y lograr identificar lecciones aprendidas de proyectos anteriores.

No es una ceremonia fácil, como director de proyecto debes gestionar y dirigir de manera clara la agenda de la reunión, evitando que se dilate el alcance de la misma.

Las primeras actividades que debes tener en cuenta en el objetivo de tu reunión pueden ser:

1. ¿Por qué estamos aquí? – Logra que el dueño o líder de producto destaque en la necesidad de la sesión, en los beneficios y en los logros que se van a realizar.
2. Crear un elevator pitch
3. Diseñar una caja para el producto, realiza de la manera creativa e inusual¿, no te limites a realizar una carta de requerimientos, o meter datos en una herramienta.
4. Crear una lista de lo que NO es, limita tu alcance antes de que se desborde lo que en realidad se quiere.
5. Conoce a tus vecinos, lo dejamos de ultimo pero siempre arranca familiarizando a todo el equipo, genera relaciones de confianza para eliminar la pena que todos se sientan libres de hablar, opinar y crear entre todos.

Se dinámico, evitar morir en la monotonía de una reunión tipo junta, si puedes en tu empresa, genera un espacio o múltiples para lleva a cabo la ceremonia, se creativo utiliza espació al aire libre o realiza actividades de dinamismo para poder lograr llegar a las ideas, ayuda a las personas que están todas orientadas a discutir de manera creativa sobre el producto que se quiere construir, centradas todas en el QUÉ y obviando siempre el CÓMO.

Muestra la solución logra centrar al equipo en el CÓMO y es una actividad previa a la discusión sobre los riesgos Qué nos impide dormir. El resto tiene mucho que ver sobre cómo queremos priorizar nuestras expectativas, que es justamente lo que discutiremos en Estimar el tamaño y, sobre todo, Compensar las decisiones.

Por ultimo una vez logremos la definición del proyecto, clara lo que va y lo que no va, pídele al equipo que defina Cuánto va a durar esto, nos ayudará a responder a la pregunta que hace cualquier inversor (o gerente de un proyecto): ¿cuánto me va a costar esto? y ¿cuándo lo voy a tener?. Idealmente también podremos responder a la pregunta: ¿y esto quién lo va a hacer?

Puede que 8 Hrs te queden cortas verdad, según el tamaño de proyecto he tenido sesiones de hasta 3 días, refrigerios, almuerzos, vídeos, chistes, dinámicas de equipo y al final un fuerte aplausos y un logro mas. algo que no se hubiera podido lograr realizando reuniones de dos horas, citando muchas personas que no estaban involucradas y quedando en cada reunión con mas preguntas que soluciones.

No dudes siempre incluir el análisis y planificación en tus proyectos ágiles, los proyectos no son de hacer y probar, son de ejecutar sobre un plan bien definido e ideas claras.