Durante mi experiencia en manejo de equipos ágiles, creo que el reto más interesante e importante para lograr ser más efectivos , se basa en la gestión del tiempo, no solamente del proyecto completo sino de las propias ceremonias que día a día se generan, como Scrum Master tu día a día se basa en la gestión de Daylis, manejo del equipo, apoyo a los impedimentos, actualización del plan de trabajo y monitoreo general de actividades, en este momento pensarán muchos que si como Scrum Master pasamos a ser Gerentes de proyecto estamos maltratando nuestros planes, pero para eso te invito a leer las luchas de poder en ser SCRUM o Gerente de proyecto, la coexistencia de dos roles dentro de una persona es viable pero debe ser manejada de manera clara y responsable.
Para no salirnos del contexto de este artículo, debemos entender los siguientes factores:
- La cultura en donde estamos implementando o gestionando nuestro proyecto
- La motivación y estado de ánimo de nuestro equipo de trabajo
- Las políticas organizacionales.
Luego de evaluar estos factores podemos tener claro que nuestra cultura latinoamericana tiene un pecado, por así llamarlo, nuestra tendencia a generar una explicación larga y detallada para todo lo que hacemos o ejecutamos se convierte en una daga directa al corazón al momento de generar reuniones altamente efectivas de menos de 15 minutos.
La motivación indirecta o directa del contexto del país, problemas emocionales personales u otros impactos a nuestro ánimo pueden llegar a afectar al relato que entregue un colaborador al equipo en el momento de transmitir una idea o un mensaje, generando confusiones y altos tiempos en retroalimentaciones para llegar a comprender la idea.
El manejo organizacional, las cargas de trabajo y la verificación de capacidades dentro del equipo de trabajo se convierten en un factor importante, cuando estamos en 3 reuniones al mismo tiempo.
Es por ello que ir al grano es el reto más importante en los equipos ágiles y más, cuando nuestro entorno nos obliga a generar dinámicas más veloces para poder cumplir los retos y tareas asignadas a nuestros roles. La generación de un relato simple pero entendible que divida lo que se logró y lo que falta por hacer basados en relatos porcentuales y de colaboración puede ayudar a minimizar el tiempo de explicación de una actividad.
De la misma manera dentro de las planeaciones se requiere de una análisis mayor, una explicación con mayor profundización para poder comprender lo que en realidad hay que hacer, este tipo de reuniones pueden tornarse largas, aburridas y en ocasiones perder el foco, uno de los valores más importantes en SCRUM.
Para lograr ser más efectivos, es necesario «poner foco en el foco». El Equipo Scrum, ayudado por el Scrum Master, debe ser consciente que este fundamento es importante y debe ser mejorado día a día en la aplicación de la metodología ágil.
Algunas medidas útiles suelen ser:
- Definir los valores del equipo y tenerlos presentes.
- Registrar los tiempos de esfuerzo en cada tarea, aunque suene poco ágil, esta información puede ser preciosa para mejorar en las retrospectivas la gestión del tiempo.
- Pensar durante el Daily cómo optimizar el valor del Sprint. En ovaciones y cuando existen equipos mixtos con cargas operativas el Daily se convierte en el momento perfecto para hacer una evaluación de productividad más que de evaluar el avance en las Historias de usuario. Esto puede requerir descartar tareas propuestas por actores externos o miembros del equipo que no estén alineadas con el objetivo del Sprint.
- Afrontar estas decisiones requiere coraje, otro de los valores de Scrum, y la capacidad del equipo para tratar productivamente los conflictos.
Como conclusión todo se basa en la planificación y organización conjunta el manejo de un temporizador por intervención suele resultar interesante en el momento de iniciar a aplicar mejores prácticas en las reuniones, y termina siendo un foco interactivo ya que mucho están pendientes del tiempo para ser más efectivos en sus intervenciones.
