La compañía Zeus Inc., se encuentra en un proceso de reestructuración, el departamento de Gerencia de Proyectos está en la búsqueda de metodologías estándar para su implementación, algunos directivos tienen maneras formales para la gerencia de sus proyectos, hasta el punto de exigirle a cada miembro de su equipo que debe estar certificado, mientras que otros son más flexibles.
Actualmente estas presentan ciertas diferencias entre dos directivos de la compañía, Tim Hardy y James Higgs, quienes están en un mismo nivel pero con perspectivas diferentes, mientras que James le apunta a productos acorde a la nueva iniciativa estratégica de la compañía, Tim le apunta a productos acorde a la línea de negocio ya existente. Durante su carrera dentro de la empresa Tim ha desarrollado una metodología estándar llamada PDX, que pese a ser de gran utilidad, requiere que su equipo esté tiempo completo realizando actualizaciones semanales.
Por su parte James reconoce todas las ventajas de PDX, pero no la considera aplicable para sus proyectos, justificando que todos sus proyectos son únicos y diferentes, y que mientras se enfocan en crear un documento dejan a un lado los proyectos, además afirma que sin PDX puede estar en comunicación con su equipo, revisar la documentación y verificar el estatus de los proyectos las veces que lo desee. Pese a ello estaría de acuerdo en la implementación de PDX, pero siempre y cuando esta se haga de manera lenta. Todos son conscientes que los proyectos de James son más dinámicos que los de Tim, pero tener un punto en común es de gran importancia.
- ¿Hasta qué punto los siguientes elementos desempeñan un papel en la implementación de un estándar? Metodología: características del proyecto, organización del proyecto y disponibilidad de gerentes de proyecto.
Estos elementos son muy importantes al aplicar alguna metodología estándar de proyectos, el tamaño del proyecto es un factor importante para aplicar estándares, por ejemplo, el detalle y la cantidad de documentos debería variar para proyectos complejos que para proyectos pequeños, la forma como se estructuran los proyectos también es clave en la estandarización para determinar que aplica y que no aplica de las mejores prácticas que se quieran implementar, la disponibilidad de los gerentes de proyecto también debe analizarse aunque de alguna manera para poder cumplir con la estandarización es posible que algunos aspectos como este sea modificado sustancialmente, si la metodología requiere disponibilidad de recursos para su éxito.
- Sugerir un enfoque para aliviar la resistencia a utilizar una metodología estándar.
Es importante dar a conocer con datos y hechos las bondades de usar metodología estándar, este tipo de iniciativas deben ser patrocinadas desde la alta gerencia. Los procesos de estandarización no deben ser algo impositivo, se debe involucrar a todos los interesados durante el proceso, la comunicación y capacitación juegan un papel importante en el proceso.
- Enumere los beneficios y las deficiencias de tener una metodología estándar.
Beneficios:
- información centralizada de todos los proyectos.
- Evitar cometer errores por los que haya pasados otros equipos en proyectos similares.
- Evitar la concentración de conocimiento, pues todos deberían hacer las cosas de la misma manera.
- Optimizar los recursos, mejorar calidad de los entregables.
- Se maneja un lenguaje común en la organización.
- Se optimizan los procesos de la compañía.
- La estimación análoga se facilita al tener fácil acceso a información de proyectos similares.
Deficiencias:
- Resistencia al cambio y posible afectación en el rendimiento laboral de los equipos.
- Tendencia a que el trabajo se pueda convertir hasta cierto punto en algo mecánico.
- Es posible que la metodología no aplique a todos los proyectos de la organización.
